Datenschutzhinweise für unsere Beschäftigten
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO
Als Beschäftigte in unseren Unternehmen möchten wir Ihnen gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer bei uns geben:
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Dr. Spang Ingenieurgesellschaft für Bauwesen, Geologie und Umwelttechnik mbH
vertreten durch:
Dipl.-Ing. Christian Spang
Dipl.-Wirtsch.-Ing. Christoph Spang
Rosi-Wolfstein-Straße 6
D-58453 Witten
Tel.: 02302 – 9 14 02 -0
E-Mail: zentrale@dr-spang.de
Wer ist unsere Datenschutzbeauftragte
Unsere Datenschutzbeauftragte ist:
Katharina Milano
Julius-Bangert-Str. 63
58256 Ennepetal
Tel.: 0234 / 369 18 88
datenschutz@dr-spang.de
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Been-digung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu Ihren Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Ihres Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z. B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.
Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Ein-gliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).
Schließlich kommen auch Protokolle über erfolgte Personal-Gespräche, Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z. B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.
Falls Sie dies wünschen erfassen wir auf freiwilliger Basis Ihre Notfallkontakte. Auf diese Daten haben lediglich die Geschäftsführung und die Personalabteilung Zugriff.
Sollten Sie eine von uns angebotene betriebliche Altersversorgung, ein Job-Rad, Vermögens-wirksame Leistungen, einer Sachbezugsleistung oder sonstige Vergünstigungen bzw. Angebote nutzen, werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an Versicherer, Kreditinstitute oder sonstige für die Durchführung benötigte Dritte weitergegeben.
Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Da-ten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereit-halten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäf-tigungsverhältnisse oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenver-tretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Unabhängig davon kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.
Und schließlich können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten zu verar-beiten. Die Rechtsgrundlage kann dann neben § 26 BDSG auch Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO sein.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäfti-gungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Über-stunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.
Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten 10 Jahre bzw. mindestens bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Spei-cherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Ihnen ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.
Sollten Sie z. B. nicht wollen, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, dann teilen Sie uns das gerne beim Aus-scheiden aus unserem Unternehmen mit. Bitte beachten Sie, dass wir in dem Fall später nicht behilflich sein können, wenn Sie gegenüber der Rentenversicherung Sozialversicherungszeiträu-me nachweisen wollen.
Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten von Be-schäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.´
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Bedarfsgerechte Einsicht in Ihre Personaldaten oder Teile davon bestehen lediglich für die Per-sonalabteilung sowie die Geschäftsführung bzw. disziplinarische Vorgesetzte. Hier arbeiten wir nach einem strengen „Need-to-Know“-Prinzip. Innerhalb des Unternehmens kommt weiterhin eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z. B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls Ihnen im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.
Eine Weitergabe von Daten erfolgt zudem an Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und ggf. weitere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auch erfolgt eine Weitergabe an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden auf dedizierten IT-Systemen auf unserem Server bzw. auf den Servern der von uns beauftragten IT-Dienstleistern verarbeitet, die wir ebenfalls auf Datenschutz verpflichtet ha-ben. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur die oben erwähnten Personengrup-pen Zugriff. Alle etwaigen Papierakten werden im Büro der Personalabteilung in einem verschlossenen Aktenschrank oder im Archiv in einem verschlossenen Bereich aufbewahrt.
Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftig-tendaten außerhalb der europäischen Union /des europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die von uns zu Ihrer Person verar-beiteten personenbezogenen Daten.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO oder Löschung nach Art. 17 DSGVO oder auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, soweit Ihnen dies gesetz-lich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 20 DSGVO gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSG-VO.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).
Datum der letzten Änderung: 30.05.2023